Hotový software, nebo webová aplikace na míru? Jak se rozhodnout

Když firma potřebuje nový nástroj, třeba na evidenci zakázek, plánování směn nebo správu objednávek, stojí před stejnou otázkou: koupit hotový software, nebo si nechat postavit webovou aplikaci na míru?

Odpověď není univerzální. Pojďme projít, podle čeho se rozhodnout, aby výsledek firmě ušetřil práci a ne ji přidal.

Hlavní rozdíl v jedné větě

Hotový software je postavený pro průměrného zákazníka. Aplikace na míru je postavená pro vás. Z toho plyne všechno ostatní: hotové řešení je rychlé na zavedení, ale musíte se mu přizpůsobit. Aplikace na míru trvá déle, ale přizpůsobí se ona vám.

Kdy sáhnout po hotovém softwaru

Hotové řešení je obvykle lepší volba, pokud:

• řešíte standardní agendu, jako je účetnictví, fakturace, docházka nebo e-mailový marketing,
• váš proces se neliší od ostatních firem a nevidíte v něm konkurenční výhodu,
• potřebujete řešení hned a nemůžete čekat týdny na vývoj,
• na trhu existuje kvalitní nástroj, který pokrývá většinu toho, co potřebujete.

Stavět vlastní účetní systém nedává smysl. Stejně tak nedává smysl přizpůsobovat celou firmu nástroji, který pokrývá jen polovinu vašich potřeb.

Kdy se vyplatí aplikace na míru

Aplikace na míru má smysl, když:

• váš proces je specifický a právě v něm je vaše přidaná hodnota,
• kombinujete několik nástrojů a data mezi nimi někdo ručně přepisuje,
• hotová řešení pokrývají jen část potřeb a zbytek se řeší tabulkami,
• platíte za licence pro desítky uživatelů, přestože používáte zlomek funkcí,
• potřebujete, aby k systému měli přístup i klienti nebo partneři v podobě, která odpovídá vaší značce.

Pět otázek, které rozhodnutí usnadní

1. Kolik času týdně tráví tým obcházením současného nástroje? Ruční přepisování, exporty do tabulek a kontrolování chyb jsou skryté náklady, které se snadno přehlédnou.
2. Co se stane, když firma za dva roky vyroste? Hotová řešení se často účtují za uživatele nebo objem dat. Aplikace na míru se rozšiřuje podle vašich potřeb.
3. Kdo vlastní data? U hotového softwaru jsou data u poskytovatele a export bývá omezený. U aplikace na míru je máte pod kontrolou.
4. Jak moc se proces mění? Pokud ho často upravujete, oceníte možnost upravit i nástroj. Pokud je stabilní a běžný, stačí hotové řešení.
5. Je proces vaší konkurenční výhodou? Pokud ano, dává smysl mít ho ve vlastním nástroji, který se nedá jednoduše koupit.

Skryté náklady obou cest

U hotového softwaru se často zapomíná na:

• licence, které rostou s počtem uživatelů a funkcí,
• čas strávený obcházením věcí, které nástroj neumí,
• závislost na poskytovateli, jeho cenách a rozhodnutích,
• omezené možnosti napojení na další systémy.

U aplikace na míru zase na:

• čas, který musíte věnovat zadání a testování,
• průběžnou údržbu, aktualizace a další rozvoj,
• nutnost mít dodavatele, který aplikaci zná a bude u ní i za několik let.

Férové srovnání proto nesrovnává jen cenu vývoje s cenou licence, ale celkové náklady za několik let včetně času vašeho týmu.

Kombinace bývá nejrozumnější

V praxi často nejlépe funguje kombinace. Standardní agendu nechat v osvědčených nástrojích a na míru postavit jen tu část, která je pro firmu specifická. Aplikace na míru pak funguje jako spojovací článek: bere data z hotových nástrojů, doplňuje to, co chybí, a zobrazuje je lidem v podobě, která odpovídá vašemu provozu.

Jak začít

Nezačínejte seznamem funkcí. Začněte popisem procesu: kdo co dělá, v jakém pořadí, jaká data při tom vznikají a kde se dnes ztrácí čas. Z takového popisu se dá rychle poznat, jestli stačí hotové řešení, nebo jestli se vyplatí vlastní aplikace.

Pokud si nejste jistí, ozvěte se nám. Rádi s vámi proces projdeme a řekneme vám upřímně, jestli dává smysl stavět na míru, nebo jestli existuje hotové řešení, které vám poslouží lépe. Víc o tom, co stavíme, najdete na stránce Tvorba webových aplikací.