Interní systém, nebo tabulky? Kdy firma z Excelu vyroste

Skoro každá firma má někde tabulku, na které stojí kus provozu. Seznam zakázek, plán výroby, evidence klientů, docházka, objednávky materiálu. Tabulka je rychlá, každý ji umí otevřít a nic nestojí. Proto se do ní postupně přesouvá čím dál víc práce. A pak jednoho dne zjistíte, že na jednom souboru s desítkami listů závisí celá firma.

Tabulka není chyba

Než se pustíme do signálů, je fér říct: tabulka je pro spoustu věcí správné řešení. Pokud s daty pracuje jeden nebo dva lidé, proces se často mění a chyba nemá velké následky, vlastní systém by byl zbytečný. Tabulka je také výborný prototyp. Ukáže, jaká data firma potřebuje a jak s nimi pracuje, ještě než se cokoliv programuje.

Signály, že tabulky přestávají stačit

Víc lidí upravuje stejná data

Dva kolegové přepíšou stejný řádek, někdo pracuje se starou kopií souboru staženou do počítače, jiný omylem smaže vzorec. Čím víc lidí do tabulky zasahuje, tím víc času padá na hledání, co je vlastně aktuální.

Stejné údaje se přepisují na víc míst

Poptávka přijde e-mailem, obchodník ji přepíše do tabulky, pak do nabídky, pak do fakturace. Každé přepsání stojí čas a je to příležitost pro chybu.

Na stav se musíte ptát

„Jak jsme na tom se zakázkou pro…?“ Odpověď zná jen jeden člověk, nebo je potřeba projít tři soubory. Vedení nemá přehled bez toho, aby si ho někdo ručně sestavil.

Tabulce rozumí jeden člověk

Složité vzorce, makra a skryté listy, které vytvořil kolega před lety. Když odejde nebo je na dovolené, nikdo si netroufne do souboru sáhnout.

Nevíte, kdo co změnil

U zakázek, peněz nebo skladových zásob je důležité vědět, kdo a kdy údaj změnil. Tabulka to většinou neukáže, nebo jen velmi omezeně.

Data se nedají bezpečně sdílet ven

Klient nebo partner by potřeboval vidět svou část dat, ale poslat mu celou tabulku nejde. Vznikají tak výřezy a kopie, které je potřeba ručně aktualizovat.

Co může nahradit interní systém

Interní systém nemusí být velký podnikový software. Často jde o webovou aplikaci, která dělá pár věcí, ale dělá je přesně podle toho, jak firma pracuje:

• jedno místo pro data, kde všichni vidí aktuální stav,
• formuláře místo volných buněk, takže se údaje zadávají jednotně a bez překlepů,
• role a oprávnění: každý vidí a upravuje jen to, co má,
• historie změn, ze které je jasné, kdo co a kdy udělal,
• automatické kroky, například upozornění na blížící se termín nebo vytvoření dokumentu z vyplněných údajů,
• přehledy pro vedení bez ručního skládání čísel,
• napojení na další nástroje, jako je web, e-mail nebo účetnictví,
• přístup pro klienty, pokud mají vidět stav své zakázky. O tom píšeme v článku Klientský portál: kdy se firmě vyplatí.

Hotový software, nebo vlastní aplikace?

Pro běžné agendy, jako je účetnictví nebo docházka, existuje hotový software a je rozumné ho použít. Vlastní aplikace dává smysl tam, kde je váš proces specifický a hotová řešení by vás nutila přizpůsobit se jim, nebo kde potřebujete propojit několik nástrojů dohromady. Podrobněji se rozhodování věnujeme v článku Hotový software, nebo webová aplikace na míru.

Jak přechod připravit

1. Začněte u nejbolestivějšího místa. Ne „převést celý Excel“, ale vyřešit jeden proces, který stojí nejvíc času nebo chyb.
2. Popište, jak proces dnes skutečně funguje, včetně výjimek a obezliček. Současné tabulky jsou přitom skvělý podklad.
3. Zapojte lidi, kteří s daty denně pracují. Vědí, co je v praxi potřeba, a systém pak budou používat.
4. Naplánujte převod dat, aby se v novém systému nezačínalo od nuly.
5. Spouštějte postupně, ideálně s krátkým obdobím, kdy se ověří, že všechno sedí.

Shrnutí

Tabulky jsou dobrý start a pro menší agendy často zůstávají tím nejlepším řešením. Když ale na jednom souboru závisí provoz celé firmy, data se přepisují na víc míst a na stav se musíte ptát, vyplatí se zvážit interní systém. Pokud řešíte podobnou situaci, napište nám. Rádi se podíváme, jak dnes pracujete, a navrhneme, co by dávalo smysl.